Como lidar com as comunicações sobre o coronavírus

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Já passaram algumas semanas com todas as notícias sobre o coronavírus.

Ontem, a CBS News informou que as mortes da doença nos EUA dobraram.

Para 11.

Agora, não quero tirar nada dessas 11 mortes. Isso é horrível. Mas mais pessoas morreram no tornado de Nashville na noite anterior.

E talvez seja o dobro, mas certamente não é tão sensacional.

Todo esse sensacionalismo está fazendo as pessoas surtarem – quero dizer, Costco está sem papel higiênico!

Eu não vou sentar aqui e fingir que não fiquei um pouco assustada. Estive acumulando comida (e vinho e azeite) desde as eleições de 2016.

Se alguém entrar em minha casa, temos o suficiente para conseguir uma pequena vila por pelo menos seis semanas.

(Mas não há papel higiênico suficiente … vou ter que começar a acumular folhas a seguir.)

E tem sido um tópico de conversa tanto com minha equipe interna quanto na Comunidade Spin Sucks:

  • Enviamos um comunicado à imprensa se optarmos por não participar de conferências?
  • Isso vai nos atingir como a recessão fez?
  • Devemos cancelar todas as viagens não essenciais?
  • Qual é o nosso plano de contingência, caso os orçamentos dos clientes parem?
  • Como convencemos nossos chefes ou clientes a instituir uma política de trabalhar em casa?
  • O que acontece se as escolas forem canceladas? Precisamos da tecnologia do ensino em casa para manter as crianças atualizadas?

Sempre tome conselhos de crise de Melissa Agnes

O boletim de Melissa Agnes focou no coronavírus e está sendo preparado esta semana, de uma perspectiva de crise.

Existem algumas perguntas que ela sugere que você responda internamente, apenas para estar preparado. Seguro, se você quiser.

  • Como o coronavírus pode afetar seus negócios? Quais são os indicadores mensuráveis ​​que o alertarão quando certos limites forem atingidos?
  • Em quais clientes, fornecedores ou parceiros sua empresa depende e como o coronavírus pode afetar seus negócios?
  • Que perguntas e preocupações de cada grupo principal de partes interessadas você pode antecipar e se antecipar agora – se isso significa comunicação proativa e / ou preparação proativa para ser reativo?
  • Você está instilando confiança nos membros da equipe, antecipando e respondendo suas perguntas e preocupações com relação a como isso pode afetar os negócios – o que se traduz em suas preocupações sobre como isso pode afetá-los e seu sustento?
  • Quais são as políticas da sua organização com relação a coisas como: trabalho remoto, viagens, monitoramento em tempo real, rastreamento e avaliação das necessidades dos negócios, distúrbios na cadeia de suprimentos, continuidade dos negócios, etc.?
  • Essas políticas são claramente comunicadas internamente?
  • Além disso, como e quando essas políticas podem ser adaptadas ou evoluídas? Certifique-se de que a liderança esteja alinhada com essas respostas.
  • Você tem uma intranet ou outra forma de plataforma de comunicação interna onde hospeda informações e diretrizes relevantes e oportunas para suas equipes? Quem é responsável por redigir, aprovar e disseminar / publicar essas comunicações – e sua população interna está ciente de que essa plataforma existe e está sendo mantida atualizada?
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o que Poderia Afeta seu negócio?

Eu disse à minha equipe ontem que me sinto muito sortuda por já ser uma organização virtual.

A continuidade dos negócios não é um problema para nós.

o que poderia tornar-se um problema, no entanto, é duplo:

  1. Somos uma equipe pequena. Se um ou dois de nós pegamos coronavírus, metade da nossa equipe está faltando e isso se torna um desafio. Claro, isso é uma preocupação durante a temporada de gripe, independentemente, mas é raro que alguém esteja fora por mais de dois dias. Trabalhar em casa – e ter tudo o que você precisa para fazer seu trabalho sem sair da cama significa que a maioria de nós pode (e faz) trabalhar quando ainda não íamos a um escritório. Ainda assim, isso parece ruim e pode significar que as pessoas estão fora por mais de alguns dias.
  2. Os clientes podem ficar sem AWOL. Temos um cliente que faz negócios exclusivamente na Ásia. No momento, o CEO deles está me dizendo que está tudo bem, mas não tenho certeza quanto tempo isso vai durar. Com a China e o Japão efetivamente fechados no momento, provavelmente veremos o efeito de gotejamento desse verão.

Também tenho o estresse adicional de que, se eles fecharem escolas, será um desafio para mim trabalhar dias inteiros.

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Existem tantos artesanatos, projetos de costura, quebra-cabeças e a leitura de uma criança de seis anos por conta própria.

E se os negócios chegam a uma parada estridente?

Pode muito bem ser muito barulho por nada.

Pelo que estou lendo, é como ter um resfriado ou gripe muito forte – se você é saudável e não tem um sistema imunológico comprometido.

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Mas é altamente contagioso e pode se espalhar com muita facilidade tão rápido que todos estamos doentes de uma vez.

Para alguns, isso significa hospitalização, com medo de que nossa infraestrutura não possa lidar.

Então eles podem muito bem desligar as coisas para evitar isso.

Somente em Chicago, a maioria das principais conferências realizadas em McCormick Place foi cancelada. E a United Airlines apenas cortou seus vôos domésticos.

É para isso que você precisa estar preparado.

Sim, esteja pronto para ligar caso as pessoas precisem trabalhar em casa ou parar todas as viagens (não apenas não essenciais) ou cancelar sua participação em uma conferência.

E esteja pronto se os negócios pararem por alguns dias ou uma semana ou duas.

Mas você realmente precisa estar preparado para o segundo e terceiro trimestres lentos.

Todo esse tumulto nos afetará neste verão – quando as vendas caem e os leads estão secos porque os principais eventos, nos quais uma boa parte dos leads são gerados todos os anos, não aconteceram.

Comece a ter internamente conversas sobre crises de coronavírus

Se você ainda não está, comece a conversar com seus chefes e / ou clientes.

Os comunicadores precisam estar à mesa para essas conversas, conduzindo-as, não apenas ouvindo e fazendo anotações.

Você precisa fazer as seguintes perguntas – e obter respostas:

  • O que estamos discutindo com nossas equipes internas sobre como isso pode nos afetar?
  • Como vamos lidar com as contingências de trabalho em casa e viagens? Quando e como comunicamos isso?
  • Quais são nossos planos A, B e C para redução de despesas até o terceiro trimestre, pelo menos?
  • Como nossos fornecedores, vendedores e / ou clientes lidam com isso e quais são seus planos de contingência?
  • Quais são os níveis variáveis ​​de comunicação interna para que nossos colegas possam se concentrar porque sabem que estamos cuidando deles?
  • O que acontece com esse negócio se terminar como 2008 novamente e perdermos metade da nossa receita (ou mais)?
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Você deve realizar uma série de reuniões para obter respostas para todas essas perguntas (e mais).

Comece com a primeira pergunta da Melissa em todas as reuniões:

Como o coronavírus pode afetar nossos negócios? Quais são os indicadores mensuráveis ​​que nos alertarão quando certos limites forem atingidos? Como isso nos afetou até agora?

Nenhuma pergunta é muito alarmante. Nessas conversas, o céu devemos estar caindo. Essa é a única maneira de realmente estar preparado.

Esperança não é uma estratégia

Felizmente, podemos continuar os negócios como de costume, mas a esperança não é uma estratégia.

Preparação é a chave. Eu não sei sobre você, mas eu prefiro estar pronto, apenas para o caso de não estar pronto e o céu desabar sobre nós.

Estive lá, fiz isso. Não é divertido.

Prepare-se. Force as conversas difíceis. Lidere as comunicações.

Essa é sua vez de brilhar. Não é um momento divertido, mas certamente permite que você intensifique e tome uma posição de liderança, internamente ou com seus clientes.

E, como sempre, se você precisar de ajuda para pensar em algumas ideias ou idéias, os comentários abaixo e a Comunidade Spin Sucks estão lá para você.

Este artigo apareceu originalmente no SpinSucks e é reimpresso com permissão.



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